総務課は、社員の皆さんがスムーズに業務を進められるよう、快適な職場環境づくりを通して会社全体を支える部署です。主な業務は、備品管理や各種保険手続き、社宅・独身寮の手配など多岐にわたりますが、そのすべてが社員の働きやすさにつながっています。また、社内外のさまざまな問い合わせに対応するのも大切な仕事の一つ。ときには、どの部署につなげばよいのかわからないこともありますが、周りの先輩方が手厚くサポートしてくださるので、安心して業務にあたることができています。社員の皆さんは、とてもフレンドリーで、柔らかい雰囲気で働ける職場です。
簡単な電話対応であっても、さまざまな部署の方から感謝をしてもらえるのが、総務の仕事のやりがいです。電話対応の回数を重ねるうちに信頼関係が生まれ、多様な仕事を頼まれることもよくあります。「M. Oさんにお願いしたい」と言ってもらえるのは、本当に嬉しいものです。そして、総務の全般業務だけでなく、保険や独身寮管理などの個人業務を任されるようになってくると、やりがいはさらに深まっていきます。これまでの経験で印象に残っているのが、派遣として入社したばかりの頃に、2つ年上の先輩が優しく支えてくださったことです。「困ったことや相談があればなんでも言ってね」と姉のように接してくださり、社会人経験がなく働き始めた私にとって、とても大きな存在だったことを覚えています。
出社
メールやチャットを確認して、その日のタスクを整理。電話対応では、会社の「顔」としての丁寧な応対を心がけています。宅配便・郵便物の受取り
会社に届いた郵便物を、各部署へ正確に仕分け・配布します。お昼休憩
オフィス近くのお店でランチを購入。リフレッシュ時間として過ごしています。庶務業務
支払伝票の作成や備品管理など、社員の方が働きやすい環境を整えるためのサポート業務を行います。郵便物の発送
各部署から集まった郵便物を仕分けて発送準備を行い、郵便局から発送します。社内外の打ち合わせ
社内や外部取引先との打ち合わせを行い、業務調整や情報共有を行います。退社
翌日の業務をリストアップし、段取りを整えてから退社。急ぎの業務がなければ定時で仕事を終えます。
私が尊敬する先輩は、「総務の仕事は、普段どれだけ周りに気を使えるかが大事だよ」と教えてくださいました。私たちの仕事は、営業職や現場代理人のように、活躍が目に見えるものではありません。しかし、保険手続きや備品の管理など、私たち総務の働きがなければ、他のさまざまな部署の方々に影響が出ます。たとえば、本社1階のドリンクサーバーでいつでも飲み物が飲めるのも、総務課が毎日、管理をしているからです。そんなふうに考えていくと、総務課の創造する喜びとは「周囲に気を配り、当たり前の環境を保つこと」なのかもしれません。
いくつかの担当業務を持ち、その仕事にも段々と慣れてきました。今後は、今までの役割をしっかりとこなしながらも、「こうしたらもっと良くなる」と提案できるようになっていきたいです。その一つが、最近携わらせていただいている、保険業務の自動化です。社内の技術戦略イノベーション本部とも連携しながら、データ量が多く複雑なExcel作業の効率化を目指し、他社も交えた打ち合わせを進めています。私が率先して新技術を取り込んでいけば、総務課全体の作業を楽にすることにもつながるはずです。将来は、先輩のように後輩を支えながら、出産や育児といったライフステージの変化があっても、長く働き続けられるキャリアを築いていきたいと思います。
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